4. 하도급거래에서의 바람직한 서면 발급 및 보존에 관한 실천사항

제 1조(목적)

본 실천사항은 하도급 계약 체결 및 거래 과정에서 서면의 발급 및 보존과 관련하여 LG이노텍(주)(이하 ‘회사’라 한다.)이 준수하거나 노력해야 할 사항을 구체적으로 제시함으로써 회사와 협력업체(이하 ‘협력업체’라 한다.)가 「하도급거래 공정화에 관한 법률(이하, ‘하도급법’이라 함)상 서면발급에 관한 사항을명확히 인식하도록 하여 선진적인 서면 발급 관행을 촉진하고 공정한 하도급 거래질서를 구축하는 데 그 목적이 있다.

제 2조 (하도급거래 과정에서의 각종 서면의 발급에 관한 사항)

회사는 하도급거래 계약의 체결 및 이행과정에서 이하에서 정하는 바에 따라 서면을 발급하여야 한다.

발급대상 서면은 다음 표1과 같다.

<표1: 발급대상 서면>

1.하도급 계약서의 발급

가.서면발급 의무의 발생

-회사는 하도급 법 상 목적물 등의 제조ㆍ수리 또는 용역수행(‘제조 등’이라 함)을 협력업체에게 위탁하는 경우 협력업체와

위탁 목적물 등의 내용, 수량ㆍ단가 등 계약의 주요 내용을 합의하여 정한 후 서면으로 하도급 계약서를 발급하여야 한다.

-당초 계약내용이 설계 변경등으로 변경될 경우에는 특단의 사정이 없는 한 추가ㆍ변경 서면을 작성ㆍ발급 하여야 한다.

나.서면 기재사항

하도급 계약 서면에는 실제 거래의 사실과 일치하는 내용이 반영되어야 하며 원칙적으로 다음 각 항의 사항이 기재되어야 한다.

-위탁일, 위탁 목적물 등의 내용, 수량 및 단가, 목적물 등을 납품, 인도 또는 제공하는 시기 및 장소, 목적물 등의

검사 방법 및 시기, 하도급 대금과 지급 방법, 지급 기일

-회사가 협력업체에게 목적물 등의 제조 등에 소요되는 원재료 등을 제공하고자 하는 경우에는 그 원재료 등의 품명,

수량,제공일, 대가의 지급 방법과 지급 기일

-목적물 등의 제조 등을 위탁한 이후 원재료 등의 가격변동 등에 따른 하도급 대금 조정의 요건, 방법 및 절차 등

다.서면발급 시점

-원칙적으로 회사는 협력업체와 위탁 계약의 주요 내용을 합의하여 정한 후 지체 없이 서면 계약서를 발급하여야 한다.

-회사가 협력업체에게 지체 없이 서면계약서를 교부하기 어려운 사정이 있다 하더라도 특별한 사유가 없는 한 최소한

다음 각 항의 구분에 따른 기한까지는 서면으로 계약서를 발급하여야 한다.

①제조위탁: 협력업체가 물품 납품등을 위한 작업을 시작하기 전

②수리위탁: 협력업체가 계약이 체결된 수리 행위를 시작하기 전

③용역위탁: 협력업체가 계약이 체결된 용역수행행위를 시작하기 전

라. 서면발급방법

회사는 회사 또는 대표자가 서명(전자서명법 제2조 제3호에 따른 공인전자서명을 포함한다)또는 기명날인한 계약서를

협력업체에게 발급하여야 한다.

①하도급거래 당사자의 서명 또는 기명날인이 없는 서면을 발급한 경우에는 서면미발급에 해당한다.

②다음과 같이 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.

-전기통신회선을 통해 송신하고 협력업체가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법(예 : 전자메일)

-전기통신회선을 통해 협력업체의 열람에 제공하고 당해 협력업체가 사용하는 전자기록장치에

구비된 파일에 기록하는 방법(예:웹)

-플로피 디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 협력업체에게 교부하는 방법 등

마.예 외

다음에서 예시된 바와 같이 하도급 거래의 실제에 부합하는 합리적인 방식으로 서면이 발급된 경우에는 상기의 서면 기재사항 및

서면발급 시점과 달리 서면발급의무를 이행할 수 있다.

- 위탁시점에 확정하기 곤란한 사항이 있는 경우

:회사가 위탁시점에 확정하기 곤란한 사항에 대하여는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을

적지 아니한 서면을 발급할 수 있다.

＊다만, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하고, 해당 사항이

확정되는 때에는 지체없이 그 사항을 기재한 서면을 발급하여야 한다.

- 하도급 거래 현실상 빈번한 거래가 있는 경우로서 업종 특성이나 현실에 비추어 계약 성립과 유지에 큰 문제가 없는 경우

:기본계약서를 교부하고 모사전송(Fax),기타 전기ㆍ전자적인 형태 등에의해 발주한 것으로 발주내용이 객관적으로 명백한경우

:계약서에 법정 기재사항 일부가 누락되어 있으나,건별 발주시 제공한 물량표,작업지시서 등으로 누락사항 파악이 가능한 경우

:기본계약서를 송부하고 수출용 물품을 제조하면서 협력업체가 회사에게 제출한 물품매도확약서(offer sheets)를

개별 계약서로 갈음할 수 있는경우

바.특 칙

(1)하도급계약의 추정

-회사가 제조 등의 위탁을 하면서 하도급법 제3조 제2항의 사항을 적은 하도급 계약 서면을 발급하지 않는 경우

(제3항에 따라 일부 사항을 적지 아니한 서면을 발급한 경우도 포함한다)협력업체는 위탁받은 작업 내용, 하도급대금,

위탁받은 일시, 회사와 협력업체의 사업자 명과 주소, 기타 회사가 위탁한 내용 등을 기재한 서면을 통지하여 확인을

요청할 수 있다.)

:이 경우, 협력업체는「하도급거래공정화지침」의 [서식1] “위탁 내용 확인 요청서”를 표준 양식으로 사용한다.

※ 별첨1: 위탁내용 확인요청 서면 양식

- 회사는 협력업체로부터 상기 위탁내용 확인 요청서면을 통지 받은 후 15일 이내에 그 내용에 대한 인정 또는

부인(否認)의 의사를 협력업체에게 서면으로 회신하여야 한다.

:이 경우, 회사는「하도급거래공정화지침」의 [서식2] “위탁내용 확인 요청에 대한 회신”을 표준 양식으로 사용한다.

※ 별첨2: 위탁내용 확인 요청에 대한 회신 서면 양식

- 만약 회사가 15일 이내에 회신을 발송하지 아니한 경우에는 천재나 그 밖의 사변으로 회신이 불가능한 경우를 제외하고는

협력업체가 통지한 내용대로 위탁이 있었던 것으로 추정한다.

- 상기 위탁내용 확인요청 서면 통지와 위탁내용 확인요청에 대한 서면 회신은 회사와 협력업체의 주소로 하되, 내용증명 우편이나

그 밖에 통지와 회신의 내용 및 수신여부를 객관적으로 확인할 수 있는 방법(전자우편은 제외한다) 으로 하여야 한다.

(2)공동도급계약의 경우

- 공동이행방식의 공동도급 계약의 경우에는 공동 도급사 전원이 연명으로 하도급 계약을 체결하고 서면을 발급하거나

각자의 분담 부분에 대하여 개별적으로 하도급 계약을 체결 또는 대표사가 공동수급체를 대표하여 하도급 계약을

체결하고 서면을 발급할 수 있다.

2.하도급 대금 감액 서면의 발급

가.서면발급 의무의 발생

- 회사가 협력업체에게 제조 등의 “위탁을 할 때” 정한 하도급대금을 그대로 지급하지 아니하고, 그 금액에서 감하여

지급하고자 할 때에는 감액 서면을 협력업체에게 발급하여야 한다.

- 하도급 계약 체결 시 거래가 빈번하여 대금결제운송검수반품 등의 거래조건, 규격재질, 제조공정 등과 관련된

일반적인 내용을 기본계약서에 담고, 단가수량 등 하도급대금과 관련한 내용은 특약서 또는 발주서 등으로 위임하여

별도의 특약 또는 발주내용에 의거 대금이 결정되는 경우에는 당해 특약 또는 발주내용이 협력업체에게 통지되는

시점을 “위탁을 할 때”로 본다.

나.서면 기재사항

회사가 하도급대금을 감액하고자 할때 교부해야 하는 서면에는 감액 사유와 기준, 감액 대상이 되는 목적물 등의 물량,

감액 금액, 공제 등 감액 방법, 기타 감액의 정당성 입증 사항 등이 기재되어야 한다.

다.서면발급 시점

회사가 감액 하고자 할 때에는 감액을 하기 전에 미리 협력업체에게 감액 서면을 발급하여야 한다.

라.서면발급 방식

①회사가 협력업체에게 하도금 대금 감액을 서면으로 요구하는 경우에는 회사 또는 대표자가 서명(전자서명법 제2조 제3호에

따른 공인전자서명을 포함한다)또는 기명날인한 서면을 교부하여야 한다.

:회사는 감액하고자 하는 경우 표준 양식을 사용한다.

※ 별첨3: 하도급대금 감액서면 표준양식

②다음과 같이 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.

-전기통신회선을 통해 송신하고 협력업체가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법(예 : 전자메일)

-전기통신회선을 통해 협력업체의 열람에 제공하고 당해 협력업체가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에

기록하는 방법(예 : 웹)

-플로피 디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 협력업체에게 교부하는 방법 등

마.예 외

회사가 감액 서면을 발급하는 시점에 확정하기 곤란한 사항에 대하여는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을

적지 아니한 서면을 발급할 수 있다.

＊다만 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하여야 하며,

해당 사항이 확정되는 때에는 지체없이 그 사항을 기재한 서면을 발급하여야 한다.

3.기술자료 제공요구 서면의 발급

가.서면발급 의무의 발생

회사는 정당한 사유가 존재하여 협력업체에게 기술자료 제공을 요구하는 경우에는 요구 서면을 협력업체에게 발급하여야 한다.

나.기술자료를 제공하도록 요구할 수 있는 정당한 사유의 예시

①수의계약,경쟁입찰 등을 통해 하도급 계약을 체결하는 과정에서 협력업체의 기술력 평가, 주문품의 기준가격 마련,

제안서 검토, 공동기술개발, 발주처의 제안요청서(RFP) 요구조건 충족 등을 위해 협력업체의 기술자료를 요구하는 경우

②회사가 하도급 거래 도중에 협력업체에 대한 기술지도, 품질관리, 성능테스트, 공동특허출원, 특허출원지원,

공동기술개발, 납품단가 조정을 위한 원가자료 요청 등의 사유로 협력업체의 기술자료를 요구하는 경우

③기술자료 임치계약을 체결한 기술에 대하여 임치계약상의 교부조건이 발생하여 회사가 협력업체의 기술자료

제공을 요구하는 경우

다.서면 기재 사항

기술자료 제공 요구 서면에는 당해 기술자료의 명칭 및 범위, 요구 목적,비밀유지에 관한 사항, 권리귀속관계,

기술자료의 대가, 요구일, 인도일, 인도방법 기타 회사의 기술자료 제공 요구가 정당함을 입증할 수 있는 사항 등이

포함되어야 한다.

＊비밀유지에 관한 사항: 기술자료 중 어느 부분을 비밀로 유지할 것인지에 대해 적시하고 상호간 체결한

비밀유지각서 등이 있을 경우 이를 첨부

＊권리귀속 관계: 회사가 요구하는 기술자료의 현재 권리 귀속자, 상호간 기술이전계약을 체결하였는지 여부,

요구하는 기술이 공동개발한 기술 인지 여부, 기술자료가 제공된 후 권리귀속관계에 대한 상호 합의 사항 등.

라.서면발급 시점

회사가 기술자료 제공을 요구하는 경우 원칙적으로 당해 기술자료의 명칭 및 범위, 요구 목적, 요구일, 인도일,

인도방법, 비밀유지에 관한 사항, 권리 귀속관계, 기술자료의 대가 등을 협력업체와 미리 협의하여 정한 후

지체없이 협력업체에게 서면을 발급 하여야 한다.

마.서면 발급 방법

①회사는 회사 또는 대표자가 서명(전자서명법 제2조 제3호에 따른 공인전자서명을 포함한다)또는 기명날인한

기술자료 제공요구 서면을 협력업체에게 발급하여야 한다.

②회사가 협력업체의 기술자료를 서면으로 요구하는 경우, 가급적「기술자료 제공요구유용행위 심사지침」

(공정거래위원회 예규 제115호)의 기술자료 요구 표준 서면양식(서식1)을 사용한다.

※첨부 : 기술자료 요구 서면 표준양식

③회사는 상기 표준 서식 이외에 특약서 등 별도의 계약 서면에 의해 기술자료 제공을 요구할 수 있다. 다만,

별도 계약 서면에는 상기3. 다. 의 기재사항이 반드시 포함되어야 한다.

④다음과 같이 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.

-전기통신회선을 통해 송신하고 협력업체가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법(예 : 전자메일)

-전기통신회선을 통해 협력업체의 열람에 제공하고 당해 협력업체가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에

기록하는 방법(예 : 웹)

-플로피 디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 협력업체에게 교부하는 방법 등

바. 예 외

다음에서 예시된 바와 같이 하도급거래의 실제에 부합하는 합리적인 방식으로 서면이 발급된 경우에는 상기의 서면

기재사항과 발급기한과 달리 서면발급의무를 이행할 수 있다.

①기술자료 제공요구 서면의 기재 사항 중 회사와 협력업체가 미리 확정하기 곤란한 사항에 대하여는 정당한 사유가

있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있다.

*다만, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하여야 하며,

해당 사항이 확정되는 때에는 지체 없이 그 사항을 기재한 서면을 발급하여야 한다.

②업종 특성이나 거래 현실에 비추어 빈번한 기술자료 요구가 불가피한 경우에는 당사자의 서명 또는 기명날인된

서면에 기술자료 명칭 및 범위, 요구 목적, 비밀유지 사항, 권리 귀속 관계, 대가 등 기본적인 사항을 기재한 후

개별 요구서를 이용하여 기술자료 요구일, 인도일, 인도방법 등 추가 사항을 정할 수 있다.

4. 목적물 등의 수령증명서 발급

가.회사는 협력업체의 책임으로 돌릴 사유가 있는 경우를 제외하고는 협력업체가 목적물 등을 납품, 인도 또는 제공하는때에

협력업체에게 당해 목적물 등에 대한 수령증명서를 발급하여야 한다

나.회사는 당해 목적물 등에 대한 검사 전이라도 즉시(내국신용장을 개설한 경우에는 검사완료 즉시)협력업체에게

수령증명서를 발급하여야 한다.

5.목적물 등의 검사결과서 발급

가.회사는 협력업체로부터 목적물 등을 수령한 후 목적물 등의 완성 및 대금지급 의무의 범위를 확정하기 위하여 필요한

검사를 진행한 후 그 결과를 협력업체에게 서면으로 통지하여야 한다.

나.회사는 원칙적으로 협력업체로부터 목적물 등을 수령한 날(기성부분의 통지를 받은 날 포함)부터 10일 이내에

검사결과 서면을 발급하여야 한다.

- 여기서 목적물 등을 수령한 날이란 제조ㆍ수리 위탁의 경우 기성부분의 통지를 받은 날을 포함한다.

다.다만, 회사는 다음에서 예시하는 바와 같이 정당한 사유가 있는 경우에는 10일을 초과하여 검사결과를 통지할 수 있다.

①검사 대상물품이 과다하여 10일 이내에 검사가 곤란한 경우

②검사에 소요되는 기간이 길어 상당한 기간이 경과한 후에야 비로소 합격 여부에 관한 판정이 가능한 경우

③회사와 협력업체간에 검사기간 연장에 대해 명백한 합의가 이루어진 경우 등

라. 회사가 정당한 이유 없이 목적물 등을 수령한 날로부터 10일 이내에 검사결과를 협력업체에게 서면으로

발급하지 않은 경우 검사에 합격한 것으로 본다.

6.설계변경 등에 따른 계약금액 변경 내역서 발급

가.제조 등의 위탁을 한 후에 설계변경 또는 물가변동 등 경제상황의 변동 등을 이유로 계약 금액이 증액 또는 감액되는

경우에 회사는 발주자로부터 증액 또는 감액 받은 사유와 내용을 해당 협력업체에게 통지하여야 한다.단, 발주자가

그 사유와 내용을 협력업체에게 직접 통지한 경우에는 그러하지 아니하다.

나.회사는 상기 통지 서면을 발주자로부터 계약금액을 증액 또는 감액 받은 날부터 15일 이내에 협력업체에게 발급하여야 한다.

7.서면발급 방법

가.회사는 회사 또는 대표자가 서명(공인전자서명 포함)또는 기명날인한 서면을 협력업체에게 발급하여야 한다.

나.다음과 같이 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.

①전기통신회선을 통해 송신하고 협력업체가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법(예 : 전자메일)

②전기통신회선을 통해 협력업체의 열람에 제공하고 당해 협력업체가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법(예 : 웹)

③플로피 디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 협력업체에게 교부하는 방법 등

제 3조 (서면의 보존에 관한 사항)

가.회사와 협력업체는 모두 다음 제2조에 열거된

서면과 기타 하도급법

시행령 제6조(서류의 보존) 제1항 각호의 서면을

보존하여야 한다.

보존하여야 하는 서면은 다음 표2와 같다.

나.보존해야 하는 서면은 당해 서면이 발급,품의,

기타 용도에 따라 사용된 시점의 원본 상태로

보존되어야 하며, 컴퓨터 등 정보처리 능력을

가진 장치에 의해 전자적인 형태로 작성송수신

또는 저장된 것도 동일하다.

다.회사와 협력업체는 당사자 간 하도급 거래가

끝난날로부터 3년간 상기 서류를 보존하여야 한다.

단, 하도급 거래가 끝난 날이라 함은 다음의 기일을

의미한다.

① 제조위탁ㆍ수리위탁 및 용역위탁 중 지식ㆍ

정보성과물의 작성위탁

: 협력업체가 회사에게 위탁받은 목적물을

납품 또는 인도한 날

② 용역위탁 중 역무의 공급위탁

: 원사업자가 수급사업자에게 위탁한

역무 공급을 완료한 날

③하도급계약이 중도 해지되거나 거래가

중지된 경우

: 해지 또는 중지된 날

제 4조 (이행시기)

이 규정은 2012.01.01일 부터 시행한다.